一、會計電算化檔案管理概述
會計電算化檔案是指以磁性介質存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
二、記賬憑證的生成與管理
打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。
記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。
三、會計賬簿和報表的生成與管理
會計賬簿和報表生成后定期打印，視同手工賬和報表立卷歸檔。此外還有一些特殊規(guī)定：
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。如果每天業(yè)務少，可以按旬打印輸出。
2.一般賬簿按年打印，業(yè)務量大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整個賬冊。
3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線可適當減少。
4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都在存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計單位保存的單位，如果不在定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政*的同意。
6.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計*按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財會*保管1年。
7.檔案原件原則上不得外借。
8.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、會計電算化檔案的基本要求
1.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管*統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、*檔案局備案。
2.會計電算化檔案包括機內會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。
3.系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管。
4.會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關規(guī)定，并由專人負責。
5.對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
6.對采用存儲介質保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
電算化是以電子計算機為工具，運用會計所特有的方法，對企業(yè)的經(jīng)營活動情況進行反映和監(jiān)督，所以，它既是提供以財務信息為主的信息系統(tǒng)，同時又是參與管理的一種管理活動。會計電算化培訓對于從業(yè)人員來講，是一種必備的職業(yè)技能。會計電算化系統(tǒng)極大的提高了會計核算工作的水平和質量，減輕了會計人員的勞動制度，提高了工作效率。會計人員可以從繁重的記賬、算賬、報賬任務中解脫出來，憑借計算機的自動化處理，能及時完成各項會計核算任務，會計人員的工作效率大大提高。同時，縮短了會計數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性。提高了會計數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。其次，提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平。實現(xiàn)會計核算電算化是會計電算化的基礎，全面提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會計電算化的主要目的。
焯越會計開設有用友、金碟、速達等財務軟件的應用課，具體事項如下：
一、課程內容：
1、全面講解的財務處理全過程：從新建賬套開始，初始化設置、會計科目新增、啟用賬套；
2、用戶權限設置與管理，密碼的設置與修改；
3、憑證的錄入、審核、過賬；
4、賬簿報表的查詢，新建報表格式、公式設置，報表屬性的設置及打?。?
5、自動轉賬、期末調匯和期末結賬處理；
6、出納現(xiàn)金、銀行記賬的登賬、對賬、余額調節(jié)表全過程處理。
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