辦公室5S
行政辦公5S: 辦公室管理 = 提升生產(chǎn)率
在辦公室你能在30秒中內(nèi)找到想要的任何物品嗎？其他人能在你的辦公室30秒內(nèi)找到他們需要的物品嗎? 辦公5S的目標(biāo)是去除所有多余的物品，設(shè)立舉手可得的擺放，創(chuàng)建可視化和高績(jī)效的工作環(huán)境。
“當(dāng)然這看上去有點(diǎn)亂，但我知道所有物品的實(shí)際位置...” 真的嗎？
5S是卓越運(yùn)營的基石：
任何精益改進(jìn)活動(dòng)中最基礎(chǔ)的工作即是5S.。辦公室流程改善（通常被稱為精益辦公）與實(shí)施精益生產(chǎn)在原則上沒有區(qū)別。信息交易商業(yè)流程的精益化起點(diǎn)應(yīng)從5S開始:
什么是5S?
整理 – 分清什么是需要的和不需要的物品。
整頓 – 精益辦公布局的法則：任何物品都有指定的地方擺放，每樣物品都放置在指定的位置。
清掃 – 包含物理清掃和可視化，消除任何異常、雜亂或缺乏可視度。
標(biāo)準(zhǔn)化 – 建立標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則持續(xù)執(zhí)行。
自律 – 自律需要越少，就越接近精益。
學(xué)習(xí)更多有關(guān)辦公5S的知識(shí)：
教育&培訓(xùn)。我們精益培訓(xùn)中心設(shè)計(jì)的辦公室5S課程，幫助學(xué)員通過學(xué)習(xí)辦公5S原理、分享實(shí)際案例 、和動(dòng)手實(shí)踐，構(gòu)建辦公5S核心技能。
精益改善產(chǎn)品。 5S / 7種浪費(fèi)卡幫助員工認(rèn)識(shí)現(xiàn)場(chǎng)浪費(fèi)，精益教育從每位員工擁有一張5S卡開始。
繪制信息流動(dòng)：
精益辦公是基于“流動(dòng)”原則的基礎(chǔ)上，提升辦公價(jià)值流中的信息交易速度和準(zhǔn)確性。
創(chuàng)建具有良好信息流動(dòng)的精益辦公系統(tǒng)常常比制造業(yè)要困難的多。關(guān)鍵是必須繪制出信息流程，識(shí)別其中可去除的浪費(fèi)活動(dòng)，從而向目標(biāo)狀態(tài)改進(jìn).
選用適當(dāng)?shù)睦L圖工具來分析信息流動(dòng)，如價(jià)值流圖、業(yè)務(wù)流程分析、SIPOC和其他分析工具，使辦公流程的適當(dāng)層次的細(xì)節(jié)可視化。
使用繪圖軟件工具使文件電子化并易于在組織內(nèi)共享。
繪制信息流動(dòng)的關(guān)鍵是:
團(tuán)隊(duì)可以觀察整體流程
識(shí)別浪費(fèi)和創(chuàng)建問題的利益相關(guān)方。
觀察內(nèi)部流程交互的原因和現(xiàn)象
識(shí)別應(yīng)用流動(dòng)、拉動(dòng)和工作平衡的區(qū)域
識(shí)別應(yīng)用精益工具獲得快速改進(jìn)的區(qū)域
識(shí)別改進(jìn)項(xiàng)目，用于解決系統(tǒng)性問題
確立實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)的區(qū)域
一旦你繪制出作業(yè)流程，你就能確定優(yōu)先級(jí)和實(shí)施辦公流程改進(jìn)，測(cè)試新流程，衡量改進(jìn)結(jié)果，設(shè)立新標(biāo)準(zhǔn)和采用目視方法管理新流程。
精益辦公咨詢：
我們?cè)谵k公和知識(shí)工作領(lǐng)域咨詢擁有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過幫助企業(yè)學(xué)習(xí)如何在服務(wù)和信息流程中應(yīng)用精益原理和實(shí)施改善，不斷消除浪費(fèi)來改進(jìn)運(yùn)營績(jī)效。我們的方式適用于：
將精益原理應(yīng)用擴(kuò)展到制造型企業(yè)的辦公行政支持流程中
非制造“知識(shí)型”組織中的改進(jìn)運(yùn)營績(jī)效，例如：
醫(yī)療機(jī)構(gòu)
金融機(jī)構(gòu)
工程設(shè)計(jì)
公共服務(wù)e
教育機(jī)構(gòu)
我們?cè)谙铝行袠I(yè)中教授和實(shí)踐精益改善:
辦公行政
門診預(yù)定
客服 & 銷售
內(nèi)部銷售
訂單輸入
客戶支持
發(fā)運(yùn)
工程設(shè)計(jì)
配置管理
工程項(xiàng)目計(jì)劃
新產(chǎn)品開發(fā)
原型開發(fā)
研發(fā)
財(cái)務(wù)
應(yīng)付賬款
應(yīng)收賬款
合同管理
月度關(guān)帳
工資支付
人力資源
新員工雇用
信息系統(tǒng)
IT 支持流程
采購
采購訂單管理
質(zhì)量
內(nèi)部質(zhì)量審計(jì)
這里是我們一些客戶企業(yè)在行政辦公和知識(shí)工作領(lǐng)域應(yīng)用精益改善獲得的成果。
精益辦公的成效:
在制造公司中的支持*以及知識(shí)型組織中應(yīng)用精益原理，也能極大地提高業(yè)務(wù)流程效率，改進(jìn)服務(wù)品質(zhì)，降低成本，提升響應(yīng)速度和顧客的滿意度（包括內(nèi)部和外部顧客）。
“精益辦公”即采用行之有效的豐田生產(chǎn)系統(tǒng)原理，在行政和知識(shí)工作環(huán)境中應(yīng)用目視管理、連續(xù)流動(dòng)、品質(zhì)內(nèi)置和基于團(tuán)隊(duì)的快速改進(jìn)等精益工具。
員工學(xué)習(xí)通過在每一價(jià)值 內(nèi)消除浪費(fèi)來創(chuàng)建快速的價(jià)值流動(dòng)，并以新的視角看待日常工作。辦公改善是改進(jìn)生產(chǎn)率，縮短響應(yīng)時(shí)間和保持運(yùn)營競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)威力巨大的持續(xù)改進(jìn)系統(tǒng)。
在制造公司內(nèi)實(shí)施精益辦公:
此外，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)企業(yè)在實(shí)施精益生產(chǎn)的初期，如能在一線的辦公流程中率先推行精益，對(duì)整個(gè)企業(yè)有效推行精益和獲得的績(jī)效成果，如員工的士氣和財(cái)務(wù)績(jī)效等方面，都具有倍乘效應(yīng)。
簡(jiǎn)而言之，在制造業(yè)中實(shí)施精益辦公和不采用精益辦公之間的差別是巨大的。
我們估計(jì)在制造公司中業(yè)務(wù)流程中實(shí)施精益辦公獲得的收益，例如相應(yīng)速度、有效性和財(cái)務(wù)績(jī)效上，相比不采用精益辦公的制造商要多出10倍以上。
這是因?yàn)榫嫔a(chǎn)和精益辦公兩者都是基于價(jià)值流方式，即重視端對(duì)端流程的整體有效性，而不僅僅是個(gè)別流程的優(yōu)化。這就要求辦公支持流程也要根據(jù)增值工序進(jìn)行調(diào)整，而增值工序則顧客需求的產(chǎn)物。
聯(lián)系我們學(xué)習(xí)如何開始實(shí)踐精益辦公。
請(qǐng)來電咨詢?cè)敿?xì)信息，歡迎來電0755-27808956咨詢商洽?；虻卿洠?
公司名稱：聯(lián)建企業(yè)管理顧問
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